Организация и проведение мероприятия «Всемирный Форум олимпийцев» (World Olympians Forum, WOF) — Первый (Иннаугурационный) Форум Всемирной Ассоциации Олимпийцев (World Olympians Association, WOA)

Дата проведения: 23 июля - 30 июля 2015

Заказчик — ОСОО «Олимпийский комитет России»

ПРИГЛАШАЕТ

принять участие в Конкурсе ОСОО «ОКР» для отбора подрядчика по организации и проведению мероприятия «Всемирный Форум олимпийцев» (World Olympians Forum, WOF) — Первый (Иннаугурационный) Форум Всемирной Ассоциации Олимпийцев (World Olympians Association, WOA) в соответствии с согласованными Техническими условиями:

1. Источник финансирования заказа: средства ОСОО «ОКР».

2. Форма коммерческого предложения и перечень документов для участия: приложение № 1 к настоящему Извещению.

3. Наименование и характеристики требуемых работ, описание и объем требуемых работ и/или услуг:  приложение № 2 к настоящему Извещению.

4. Адрес и место выполнения работ и/или оказания услуг: г. Москва.

5. Сроки проведения проекта: 18 октября – 22 октября 2015 года.

6. Максимальная цена договора: 34 000 000 (Тридцать четыре миллиона) рублей 00 копеек, включая НДС. В цену договора включается выполнение работ и/или оказание услуг, расходы на все виды продукции, ее погрузку, доставку, а также на уплату всех налогов, сборов и других обязательных платежей.

7. Коммерческие предложения: Прием коммерческих предложений осуществляется по адресу: г. Москва, Лужнецкая набережная, д. 8, стр.1, в рабочие дни с «10:00» часов до «17:30» часов до даты окончания срока подачи заявок.

Дата начала подачи коммерческих предложений: «23» июля 2015 г., 10:00 часов.

Дата окончания срока подачи коммерческих предложений:«30» июля 2015 г., 17:30 часов.

Коммерческое предложение подается в письменной форме.

Коммерческие предложения, поданные позднее установленного срока не рассматриваются.

Любой участник размещения заказа вправе подать только одну заявку, внесение изменений в которую не допускается.

8. Порядок оплаты: предоплата не более 30% от суммы договора после его подписания, 20% суммы в качестве промежуточного платежа, 20% суммы в качестве промежуточного платежа, 30% после подписания акта оказанных услуг.

9. Порядок подписания договора: не более 10 рабочих дней после проведения Конкурса.

10. Контактное лицо: Лазарев Артем Алексеевич  +7 (925) 008-31 74. 

Управляющий делами
ОСОО «Олимпийский комитет России»                                                                                                                        Е.В. Гранов

           

 

Приложение № 1
к Извещению о проведении
запроса котировок
№ ___ от «___» __________ 20__г.

 

Настоящая форма заполняется на бланке юридического лица с указанием полного наименования участника размещения заказа, исходящего номера и даты или с указанием фамилии, имени, отчества физического лица (в том числе, индивидуального предпринимателя) с указанием исходящего номера и даты.

КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

         В Комиссию ОКР по размещению заказов, расположенную по адресу: (указывается адрес).

Уважаемые господа!

          Изучив Ваше извещение о проведении запроса котировок, мы [фирменное наименование (наименование), сведения о месте нахождения (для юридического лица), фамилия, имя, отчество, сведения о месте жительства (для физического лица)] согласны поставить требуемый товар (оказать требуемые услуги, выполнить требуемые работы) в установленных объемах  по цене  ____________ (___________________) рублей ___ коп., в том числе НДС, в сумме _______, в соответствии с нашей Спецификацией товаров (и/или со Cметой расходов на выполнение работ, оказание услуг).  (приложение к Коммерческому предложению).

Цена исполнения контракта включает в себя: собственно стоимость товаров (работ и/ или услуг), транспортные расходы, а также расходы на уплату всех налогов, сборов и других обязательных платежей.

         Мы обязуемся, в случае принятия нашего коммерческого предложения, поставить товары (выполнить работы, оказать услуги)  в соответствии с требованиями к составу, объему и характеристикам товаров (работ и/или услуг), изложенных в Приложение № 2 к Извещению о проведении запроса котировок, планом выполнения работ (если такой план должен быть приложен  к        Коммерческому предложению) и  согласны с условиями и порядком оплаты за выполненные работы.

 

Коммерческое предложение подписывается руководителем участника – юридического лица (индивидуальным предпринимателем, иным физическим лицом) или представителем участника, действующим на основании доверенности №_____ от ___________. Указывается должность, фамилия, имя, отчество; подпись заверяется печатью в случае ее наличия, при отсутствии печати на Коммерческом предложении проставляется соответствующая отметка.

 

Примечание: В коммерческом предложении необходимо указать ОГРН, ИНН, КПП, почтовый    адрес, телефон, банковские реквизиты участника размещения заказа.

 

Приложение
к Коммерческому предложению

 

Спецификация товаров

и/или

Cмета расходов на выполнение работ, оказание услуг 

(должны в обязательном порядке включать в себя количественные и стоимостные показатели. А также общую стоимость предлагаемых товаров и/или услуг)

Форма подписывается руководителем участника – юридического лица (индивидуальным предпринимателем, иным физическим лицом) или представителем участника, действующим на основании доверенности №_____ от ___________. Указывается должность, фамилия, имя, отчество; подпись заверяется печатью в случае ее наличия. 

         Форма также подписывается главным бухгалтером.

                                                                           

Документы, необходимые для участия в Конкурсе

1. Копия свидетельства о регистрации юридического лица (нотариально заверенная).

2. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (нотариально заверенная).

3. Копия приказа о назначении генерального директора или лица, его замещающего (нотариально заверенная).

4. Копия устава (нотариально заверенная).

5. Выписка из ЕГРЮЛ (оригинал, не старше 6 месяцев).

6. Коммерческое предложение, включающее следующие документы:

   6.1. Организационно-техническое предложение по проведению Форума;

   6.2. Проект программы поведения Форума на основании представленного выше плана, включая порядок работы пленарной сессии и рабочих групп;

   6.3. Программа логистического сопровождения мероприятия;

   6.4. Креативная концепция оформления мероприятия (в формате презентации Power Point);

   6.5. Программа коммуникационной поддержки мероприятия, включающей три основных этапа – подготовительный этап, этап реализации и завершающий этап;

   6.6. Описание Команды, обеспечивающей организацию и проведение мероприятия, с указанием как штатных, так и привлеченных сотрудников;

   6.7. Максимально подробная и детализированная смета на организацию и проведение мероприятия с основными параметрами;

   6.8. Презентация в формате Power Point, отражающая ключевые преимущества по каждому из перечисленных выше пунктов, для очного представления предложения (лимит выступления 7-10 минут). 


Приложение № 2
к Извещению о проведении
запроса котировок
№ ___ от «___» __________ 20__ г.

на оказание услуг по организации и проведению мероприятия «Всемирный Форум олимпийцев» (World Olympians Forum, WOF) — Первый (Иннаугурационный) Форум Всемирной Ассоциации Олимпийцев (World Olympians Association, WOA) для нужд ОСОО «Олимпийский комитет России».

Цель и ожидаемый результат: Проведение мероприятия «Всемирный Форум олимпийцев» (World Olympians Forum, WOF) — Первый (Иннаугурационный) Форум Всемирной Ассоциации Олимпийцев (World Olympians Association, WOA) в соответствии с согласованными Техническими условиями.

Характеристики услуг: Проведение мероприятия «Всемирный Форум олимпийцев» (World Olympians Forum, WOF) — Первый (Иннаугурационный) Форум Всемирной Ассоциации Олимпийцев (World Olympians Association, WOA).

Место проведения: г. Москва, (в пределах Третьего транспортного кольца).

Даты проведения: вечер 18.10 – утро 19.10 – заезд участников; вечер 19 – 20.10 – утро 21.10 – основная программа форума; вечер 21.10 (– утро 22.10) – отъезд участников.

Участники: Руководители национальных Олимпийских Ассоциаций из 143 стран мира (спортсмены-олимпийцы, закончившие спортивную карьеру); Специально приглашенные VIP-гости (Руководство МОК; Титулованные спортсмены из разных стран); Руководство ОКР; Представители Министерства спорта РФ и других органов власти.

Количество участников: До 220 человек (200 – нерезидентов, 20 – резидентов).

Регистрация/ Аккредитация: Организация электронной регистрации участников через web-интерфейс и аккредитации по прибытию.

Задачи мероприятия: Организация обсуждения с Олимпийцами вопросов стратегии и плана действий WOA для достижения главной цели: служения сообществу, помощи олимпийцам; обсуждение вызовов, стоящих перед Олимпийцами в современном мире и возможных ответов на эти вызовы; рассмотрение лучших практик использования потенциала Олимпийцев для решения социально значимых задач.

Разработка программы по обмену опытом и расширению применения лучших практик социальной активности для Олимпийцев.

План проведения мероприятия: 1 день  – организация и обеспечение заезда участников, организация Welcome-ужина; 2 день – организация и проведение пленарного заседания, семинаров, дискуссионных групп, организация трансфера на прием от имени ОКР; 3 день – организация и проведение семинаров, дискуссионных групп, итогового пленарного заседания; 4 день – организация отъезда участников.

Размещение участников: обычное размещение — до 170 одноместных номеров 4*; VIP-размещение – до 30 номеров класса люкс 5*.

Требования к площадке и размещению участников мероприятия: зал пленарного заседания (конференц-зал); зал пленарного заседания (конференц-зал); залы для проведения тематических заседаний (рабочих групп); переговорные комнаты.

Визовая поддержка: обеспечение необходимыми визами участников (до 200 чел.).

Логистика: обеспечение перелетов участников в аэропорт Москвы (до 200 чел.); обеспечение трансфера из аэропорта до места проживания и обратно (до 170 чел.; автобусы, микроавтобусы, легковые автомобили); обеспечение транспортного обслуживания VIP-участников (до 30 чел.; легковые автомобили); обеспечение трансфера участников на вечерние мероприятия (до 200 чел.; автобусы, легковые автомобили).

Организация питания: Организация 3-разового питания для всех участников Форума (Завтрак (только для 200 нерезидентов) – в отеле; Обед (для всех 220  участников) — в месте проведения; Ужин (для всех 220 участников) – в месте проведения приема). Организация кофе-брейков (для всех 220 участников) – в месте проведения.

Язык мероприятия: Обеспечение синхронным переводом с / на 5 иностранных языков.

Техническое обеспечение: Обеспечение презентационным оборудованием и видео-оформлением; Обеспечение звуковым оборудованием и звуковым оформлением; Обеспечение системой синхронного перевода.

Оформление: Необходимо обеспечить оформление всех площадок, используемых для проведения мероприятия с применением единого «фирменного» стиля.

Информационные материалы для участников и сувенирная продукция: Необходимо изготовить для всех участников (220 чел): Портфель участников; Пакет информационных материалов; Ручка и блокнот с нанесением; Сувенирная продукция. Коммуникационное сопровождение: Обеспечение коммуникационного сопровождения Форума: подготовка необходимых информационных материалов (информационные справки, биографии ключевых участников, анонсирующие материалы, пресс-релизы и др.) на английском и русском языках; привлечение и сопровождение непосредственного участия представителей федеральных и международных СМИ в деловой программе форума (не менее 50); распространение информационных материалов о Форуме по базе федеральных и международных  СМИ (не менее 2 500); организация информационного партнерства со СМИ (не менее 3-х российских партнеров и 2-х международных); инициирование выхода публикаций по итогам проведения Форума (не мене 1 000 публикаций).

Фото и видеосъемка: Обеспечение фото- и видеосъемки мероприятия для подготовки фото- и видеоотчета о мероприятии, включая протокольные аудиозаписи выступлений докладчиков

Условия оказания услуг: мероприятие должно соответствовать параметрам, указанным в п. Характеристики услуги, услуги по организации мероприятия должны быть надлежащего качества.

Место оказания услуг: г. Москва (в пределах Третьего транспортного кольца).

Сроки оказания услуг: в соответствии со сроками, указанными в п. Характеристики услуги.

Максимальная стоимость контракта: 34 000 000 (тридцать четыре миллиона)  рублей 00 копеек, включая НДС. В цену договора включается выполнение работ и/или оказание услуг, расходы на все виды продукции, ее погрузку, доставку, а также на уплату всех налогов, сборов и других обязательных платежей.

Дата начала срока подачи коммерческих предложений: «23» июля 2014 г., 10:00 часов.

Дата окончания срока подачи коммерческих предложений: «30» июля  2014 г., 17:30 часов.

Порядок оплаты: предоплата не более 30% от суммы договора после его подписания, 20% суммы в качестве промежуточного платежа, 20% суммы в качестве промежуточного платежа, 30% после подписания акта оказанных услуг.

Порядок подписания договора: не более 10 рабочих дней после проведения Конкурса.

 

Управляющий делами
ОСОО «Олимпийский комитет России»                                                                                                                        Е.В. Гранов